L'arrivée commence avant l'arrivée

En résumé, fiche de police pré-remplie, documents envoyés à l'avance et files d'attente supprimées à la réception. Concrètement, check-in en ligne repose sur fiche de police numérique (collectée en amont, conforme à la réglementation française), signature électronique (conditions de séjour acceptées avant l'arrivée), arrivée express (le séjour démarre en moins d'une minute au comptoir) et enfin compatible boîtiers à clés (codes d'accès envoyés automatiquement pour les arrivées tardives).

Sur le terrain, check-in en ligne répond à des situations très concrètes. Arrivées tardives : les codes d'accès sont envoyés automatiquement sans présence en réception. Pics d'arrivées simultanées : les formalités déjà remplies suppriment la file d'attente au comptoir. Dans chacun de ces cas, l'objectif reste identique : gagner du temps sur les tâches répétitives et augmenter la part de réservations en direct, sans commission prélevée sur chaque nuitée.

La mise en place de check-in en ligne suit un déroulé simple : Invitation avant l'arrivée — le voyageur reçoit un lien pour compléter sa fiche et ses justificatifs ; Signature électronique — les conditions de séjour sont acceptées à distance ; Arrivée express — au comptoir, ou via un boîtier à clés pour les arrivées tardives. L'accompagnement est inclus dans l'abonnement, les frais d'installation et de développement initiaux étant facturés une seule fois.

Avant de vous décider, quelques précisions reviennent souvent. Est-ce conforme à la réglementation ? Oui, la fiche individuelle de police est conforme au format réglementaire français. Et pour les clients sans smartphone ? Le check-in classique en réception reste disponible sans changement. Les conditions de séjour peuvent-elles être signées ? Oui, par signature électronique, en amont de l'arrivée. Est-ce compatible avec un boîtier à clés ? Oui, les codes d'accès sont envoyés automatiquement pour les arrivées autonomes.

Check-in en ligne fait partie de la suite HotelSync : moteur de réservation, channel manager, paiement, yield management, CRM et back-office partagent le même inventaire et les mêmes données clients. Vous évitez ainsi les doubles saisies entre outils et gardez la maîtrise de votre distribution, avec un abonnement fixe plutôt qu'une commission proportionnelle à votre chiffre d'affaires.